Grundsätze für die Stabsarbeit

Mappe und StifteDie Arbeit im Stab ist immer wieder eine Herausforderung: Zeitdruck, schwierige Informationsselektion, Menschen in Ausnahmesituationen und die Dimension nötiger Entscheidungen bieten nicht gerade ideale Arbeitsbedingungen.

Ein wichtiger Aspekt, um dennoch gute Arbeit leisten zu können, sind gut strukturierte Stabsbesprechungen.

Nicht selten habe ich Stabsbesprechungen erlebt, die nie mehr enden wollten, in denen zwischendurch ein Teil der Stabsmitglieder den Raum verließ, um Maßnahmen umsetzen zu können oder in denen Menschen trotz Besprechung telefonierten.

Ich selbst habe gute Erfahrungen mit Stäben gemacht, die ihre Besprechungs- und Arbeitsphasen gut strukturiert haben. Ein entsprechendes Modell stelle ich Ihnen daher im Folgenden vor.

Moderation des Stabes

Zunächst einmal zur Moderation des Stabes: Die Verantwortung für die Moderation der Stabsbesprechungen liegt entweder beim Stabsleiter oder – was ich für sinnvoller halte – bei einer extra eingerichteten Funktion, die ich im Folgenden Stabsmanager nennen werde.

Der Vorteil, die Funktion eines Stabsmanagers einzuführen, liegt darin, dass der Entscheider im Stab den Kopf frei hat. Er kann besser prüfen, ob ihm alle nötigen Informationen vorliegen, kann Alternativen besser abwägen und komplexe Entscheidungen sicherer treffen.

Schon in anderen Arbeitsgruppen wird die Moderation idealerweise von einer Person erledigt, die frei von anderen Aufgaben ist. Diese Notwendigkeit ergibt sich im Krisenstab umso mehr.

Wenn ich von „Moderation“ spreche, gehören für mich dazu auch die Aufgaben, den Prozess der Stabsarbeit stringent voranzutreiben und dem Stab eine gute Basis für sichere Maßnahmenplanungen zu schaffen.

Entscheidend ist, dass bei der Stabsarbeit Besprechungs- und Arbeitsphasen klar voneinander getrennt werden.

Stabsbesprechungen

Für die Stabsbesprechung empfehle ich folgenden Ablauf:

  1. Darstellung der Lage vom Lageverantwortlichen
  2. Abfrage des Stabsmanagers an die Stabsmitglieder, ob es Ergänzungen oder Korrekturen zur Lagedarstellung haben.
  3. Abfrage der Mitglieder durch den Stabsmanager, welche Aufgaben durch den Krisenstab zu erledigen sind.
  4. Festlegung der Aufgaben mit Zuständigkeiten und evtl. Zeitziel
  5. Zusammenfassung der aktuellen Lage und Aufgaben durch den Stabsmanager und Festlegung der nächsten Stabsbesprechung.

Während der Besprechung gelten folgende Regeln:

  • Alle Stabsmitglieder sind anwesend
  • niemand telefoniert (Telefone leise stellen!)
  • alle sind aufmerksam
  • Diskussionen über die Art der Aufgabenerledigung finden nicht im Stab statt, sondern in den Arbeitsphasen. Dafür können ggf. Arbeitsgruppen gebildet werden.

Bei der ersten Besprechung kennen sich in der Regel noch nicht alle Stabsmitglieder. Daher macht es Sinn, die nötige Zeit zu investieren und eine Vorstellungsrunde zu machen, in der jedes Stabsmitglied seine Funktion im Stab, seine Alltagsfunktion und seine Kompetenz kurz darstellt.

Zu wissen, wer mit welchen Kompetenzen am Tisch sitzt, ist enorm wichtig, um eine Lage sicher bewältigen zu können.

Zeitliche Gestaltung

Die Dauer einer Stabsbesprechung sollte in der Regel nicht mehr als 15 Minuten betragen. Die erste Besprechung kann maximal 30 Minuten dauern, wenn noch vieles besprochen werden muss und die Stabsmitglieder sich noch nicht kennen.

Der Rhythmus der Besprechungen hängt stark von der Dynamik der Lage ab. In zeitkritischen Situationen empfiehlt sich es sich, Stabsbesprechungen in etwa stündlichen Abständen durchzuführen. Ggf. können die Termine für die Stabsbesprechungen auch von bestimmten Zeitzielen abhängig sein.

Bei einer länger dauernden Lage wie z. B. einem Hochwasser oder einer Pandemie können die Abstände auch bis zu einem Tag betragen.

Arbeitsphase

An die Besprechungsphase schließt dann die Arbeitsphase an, in der die Stabsmitglieder ihre Aufgaben erledigen können, und nötige Informationen einholen können.
Wenn Arbeitsgruppen für bestimmte Themen eingerichtet wurden, tagen diese ebenfalls in dieser Zeit.

Schreibe einen Kommentar

Pflichtfelder sind mit * markiert.


*