Probleme bei der Kommunikation im Stab

HafengrenzeSichere Kommunikation im Stab – ob in Krisenstäben oder anderen Stäben – ist nicht immer leicht. Sie kennen das sicher auch: Erst spät stellen Sie fest, dass der andere etwas ganz anderes gemeint hat, als Sie dachten. Im Alltag manchmal nervig, in kritischen Situationen aber kann ein Missverständnis schwerwiegende Folgen haben.

Auch wenn wir die Missverständnisse nie ganz ausschliessen können, sollten wir doch die größten Fehlerquellen kennen.

Dazu zählen zum Beispiel folgende:

  • Hierarchie
  • Abkürzungen & Fachbegriffe
  • Übermittlungsfehler
  • Gruppendynamik
  • Konnotationen

Was sich dahinter verbirgt, erkläre ich im Folgenden genauer.

Hierarchie

Stäbe sind natürlich immer hierarchisch aufgebaut. Das ist sinnvoll, bietet aber in der Kommunikation auch manchmal Schwierigkeiten.

Sobald der Ranghöchste seine Meinung zu der Lage kundgetan hat, trauen sich nur noch wenige Stabsmitglieder, ihm zu widersprechen.

Ich habe häufig Übungen von Krisenstäben erlebt, in denen der Stabsleiter direkt die Probleme der Lage festgelegt hat, ohne die Stabsmitglieder zuvor zu befragen. Das Ergebnis war, dass ich viele leise Diskussionen zwischen den Mitgliedern verfolgen konnte, die weitere Schwierigkeiten festgestellt hatten, aber sich nicht mehr trauten, dem Stabsleiter zu widersprechen.

Diesem Problem können Sie entgehen, wenn Sie Ihre Stabsbesprechungen so aufbauen, dass Sie als Leitung erst die Meinung der Stabsmitglieder einholen, bevor Sie Ihre eigene Meinung kundtun. Außerdem müssen Sie wissen, dass Sie Bedenken der Stabsmitglieder zu Entscheidungen oder Annahmen aktiv einfordern müssen. So bleiben Ihnen möglicherweise schwerwiegende Fehlentscheidungen erspart.

Abkürzungen & Fachbegriffe

Stäbe, vor allem Verwaltungsstäbe sind meist sehr heterogen zusammengesetzt. Und alle Mitglieder kommen aus Arbeitsbereichen, die mehr oder minder viel mit Abkürzungen und Fachbegriffen arbeiten.

Das Problem ist klar: Jemand, der mit Ihnen im Stab in der Lage arbeitet, berichtet über einen wichtigen Sachverhalt und Sie verstehen ihn nicht. Schlimmer: Sie glauben ihn verstanden zu haben, aber der andere nutzt Abkürzungen anders als Sie sie verstehen.

Viele Stabsmitglieder trauen sich nicht nachzufragen, wenn Sie etwas nicht verstanden haben. Sie brauchen aber ein gemeinsames Bild der Lage und der Maßnahmen, um gemeinsam sinnvolle Lösungen erarbeiten zu können.

Um diese Probleme zu minimieren kann ich Ihnen folgende Tipps geben:

  • Wenn Sie etwas nicht verstehen oder nicht sicher sind, fragen Sie nach. Die anderen werden es Ihnen danken. Sie haben es möglicherweise auch nicht verstanden.
  • Unterlassen Sie möglichst die Verwendung von Fachbegriffen und Abkürzungen. Oder erklären Sie sie.

Übermittlungsfehler

Es klingt so einfach, aber auch diese Fehler passieren nach wie vor. Simple Übermittlungsfehler, die durch die verwendeten Kommunikationstechniken entstehen, z. B. beim Funk oder schlechtem Handy-Empfang. Oder auch weil man den Kopf so voll hat, dass nicht die komplette Information aufgenommen wird.

Hier ist es hilfreich, sich anzugewöhnen, wichtige Informationen oder auch Arbeitsaufträge zu wiederholen. So wissen Sender und Empfänger, dass das Gesagt auch angekommen ist.

Was hierunter auch zu fassen ist, sind Verständigungsfehler, wenn wir die Information einer anderen Person falsch interpretieren. Wir verstehen den Appell des anderen als reine Information. Oder die Information als Auftrag etwas zu tun.

Zur Klärung hilft, wie auch oben beschrieben, eine Zusammenfassung des Gehörten.

Wer hier noch mehr Informationen benötigt, dem empfehle ich das Vier-Seiten Modell von Friedemann Schulz von Thun. Das hilft nicht nur in Krisen, auch im Alltag ist es sehr nützlich.

Gruppendynamik

Gruppen entwickeln in der Regel ihre eigene Dynamik. Das kann auch dazu führen, dass sie einen einmal eingeschlagenen Weg nicht mehr reflektieren. Gerade in zeitkritischen Situationen ist die Bereitschaft, sich auch kritischen Stimmen zu stellen nicht sehr ausgeprägt.

Der Stab hat sich auf eine Maßnahme geeinigt, die er für sinnvoll hält. Jetzt stellen Sie sich da mal hin und melden Bedenken an… Unangenehme Situation, oder? Da muss man wirklich schon sehr sicher sein, dass das, was man entgegenhält, auch Hand und Fuß hat. Kann man aber manchmal gar nicht. Trotzdem stellt sich hinterher raus, dass Ihre Bedenken richtig waren.

Zur Vermeidung solcher Situationen können folgende Punkte helfen:

  • Die Stabsmitglieder wissen um diese Dynamik und hinterfragen sich kritisch.
  • Die Stabsleitung fragt bei wichtigen Entscheidungen nach Bedenken.
  • Die Gruppe sieht Einwände von Personen nicht als Kritik, sondern als wertvolle Hinweise.

Konnotationen

Auch Konnotationen können die Kommunikation im Stab erschweren. Eine Konnotation ist die Bedeutung, die einem Wort mitschwingt. Das heißt, bei Ihnen entstehen bei bestimmten Begriffen Bilder. Bei jemand anderem kann dieses Bild aber ganz anders aussehen.

Nehmen wir z. B. den Begriff Alkohol. Sie denken an einen gemütlichen Abend am Kamin mit einem Glas Wein. Ein Moslem hat dazu möglicherweise ganz andere Bilder.

Die Konnotationen sind teilweise von unserem Kulturkreis abhängig, aber auch von unseren persönlichen Lebenserfahrungen.

Das sollten wir berücksichtigen und auch hier ggf. noch mal nachfragen, welche Bedeutung eine Information hat, bzw. in welchem Kontext sie steht.

Alles in allem muss man sagen, dass wir Kommunikationsfehler nie ganz ausschliessen können. Aber zu wissen, wo sie lauern, macht uns auf jeden Fall aufmerksamer.

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