Der Schichtwechsel im Stab

WeckerHaben Sie ein Konzept für einen Schichtwechsel Ihres Krisenstabes? Haben Sie den Schichtwechsel schon mal geübt?

Der Schichtwechsel ist eine sehr kritische Situation bei der Stabsarbeit. Grundsätzlich wissen alle, dass ein Schichtwechsel bei der Stabsarbeit erforderlich sein könnte. Die meisten haben aber kein wirkliches Konzept. Sie machen es halt dann, wenn es erforderlich ist. Das führt häufig zu großen Wissensverlusten oder zumindest zu viel Unruhe im Stab.

Insofern sollte man sich vorher Gedanken über den Ablauf des Schichtwechsels machen und diese auch regelmäßig bei den Stabsübungen üben.

Notwendigkeit des Schichtwechsels

Es wird immer wieder darüber diskutiert, ob es nicht sinnvoll sei, die erste Schicht möglichst lange arbeiten zu lassen, um Wissensverluste zu vermeiden. Wissensverluste treten fast immer auf, sobald das Personal getauscht wird.

Andererseits ist ein übermüdeter Stab irgendwann auch nicht mehr leistungsfähig genug.

Dietrich Ungerer hat dazu in seinem Buch Stress und Stressbewältigung beschrieben, dass bereits ab 18 Stunden ohne Schlaf erste Gedächtnis-Ausfälle auftreten, ab 24 Stunden eine deutliche Reduzierung der Informationsaufnahme und -verarbeitung besteht.

Diese Zahlen sollte man bei einer solchen Entscheidung im Kopf haben.

Wenn nicht von Anfang an fest steht, dass die Lage abschliessend von der ersten Schicht bearbeitet werden kann, müssen die ablösenden Personen bereits möglichst früh informiert werden. Diese sollten die Zeit bis zur Ablösung dann möglichst nutzen, um noch zu schlafen oder sich zumindest auszuruhen. Ziel sollte, wenn irgendwie möglich, sein, dass niemand nach einem anstrengenden Arbeitstag zur Ablösung in den Stab berufen wird.

Zuständigkeit für den Schichtwechsel

Organisiert werden sollte der Schichtwechsel von dem Bereich, der für die Organisation des Krisenstabspersonals zuständig ist. Hierfür ist eine enge Abstimmung mit der Stabsleitung erforderlich.

Dabei sollte ggf. auch Rücksprache mit den Personen erfolgen, die aktuell im Stab sitzen, um deren individuelle Bedürfnisse bzgl. des Schichtendes zu klären.

Gute Lagedarstellung ist hilfreich

Übrigens ist gerade auch für den Schichtwechsel eine gute Lagedarstellung und Visualisierung der Aufträge hilfreich. Dazu werde ich ich in einem anderen Artikel noch mehr Informationen liefern. Aber eine gute Lagedarstellung hilft beim Schichtwechsel ungemein, damit nichts vergessen wird.

Beim Schichtwechsel müssen Informationen über die allgemeine Lage und Aufgaben der eigenen Funktionen (sowohl erledigte als auch offene) übermittelt werden.

Mögliche Varianten des Personaltauschs

Neben der eher schlechten Variante, den Schichtwechsel „irgendwie“ zu machen, gibt es die Möglichkeiten, den Stab sukzessive auszutauschen oder im ganzen sowie eine Mischform aus beiden. Die Varianten werde ich im Folgenden kurz erläutern.

Sukzessiver Schichtwechsel

Hierbei werden die einzelnen Funktionen nach und nach getauscht. Entweder nach individuellem Bedarf der abzulösenden Personen oder nach einem zuvor festgelegten Plan.

Vorteil ist hier, dass immer Menschen im Stab sind, die schon länger dabei sind und es damit keinen „Wissensschnitt“ gibt.

Nachteilig ist allerdings, dass es durch die Schichtwechsel immer Unruhe gibt und die neu hinzukommende Person möglicherweise keine ausreichende Einweisung bekommt.

Hinzu kommt, dass diejenigen, die den Wechsel organisieren, leichter den Überblick verlieren können.

Wechsel des Gesamtstabes

Bei dem Wechsel des Gesamtstabes kann die Übergabe sehr umfangreich gestaltet werden, damit möglichst viel Wissen weitergegeben wird.

Dazu bietet es sich an, zu einem zuvor festgelegten Zeitpunkt alle neuen Mitglieder in den Stabsraum zu holen. Dann sollte ein wirklich ausführlicher allgemeiner Lagebericht gehalten werden. Danach sollte es Raum für Fragen geben. Im Anschluss übergeben die Mitglieder der ersten Schicht  detaillierte Informationen und Sachstände zu Auftragserledigungen an ihre Nachfolger.

Die abgelösten Mitglieder sollten nach Möglichkeit ihre Handynummer beim Ablöser hinterlassen und noch für etwa eine Stunde telefonisch für Fragen erreichbar sein.

Wenn mehrere Stäbe parallel tagen, wie z. B. der Verwaltungsstab und die Einsatzleitung sollten die Schichtwechsel der Stäbe nach Möglichkeit nicht zeitgleich stattfinden.

Vorteil sind beim Gesamtwechsel die umfangreichen Informationen, die die ablösende Schicht erhält und der zeitliche Raum für den Austausch, der allen gegeben wird.

Nachteilig ist, dass es bei der ersten Schicht viel unbewusstes Wissen gab, dass häufig nicht weitergegeben wird und das bei einem kompletten Wechsel verloren geht.

Mischform

Ich selbst plädiere mittlerweile für eine Mischform. Ich würde zwei Schichtwechsel im Abstand von etwa 2-3 Stunden ansetzen.

Dabei würde etwa die Hälfte der Krisenstabsmitglieder zum ersten Schichtwechsel ausgetauscht und der Rest mit dem zweiten Wechsel.

Als Verfahren sollte das gleiche wie beim Wechsel des Gesamtstabes(s. o.) genutzt werden.

Damit entsteht zum einen nicht zu viel Unruhe im Stab und zum anderen sind immer genug Personen dabei, die bereits länger mit der Lage vertraut sind.

Für herausragende Funktionen wie z. B. die Stabsleitung empfiehlt es sich grundsätzlich, für die Ablösung etwa bereits eine Stunde früher da zu sein und die Abläufe still aus der zweiten Reihe zu beobachten.

Einbau des Schichtwechsels bei den Stabsübungen

Um diese Abläufe zu üben, bauen Sie doch in Ihre nächste Stabsrahmenübung einen Schichtwechsel ein. Vorausgesetzt, Sie haben mit Ihrem Stab schon mehrere Übungen absolviert. Wenn bei Ihnen erst eine der ersten Übungen ansteht, sollten Sie sich diese erweiternde Herausforderung aber für später vornehmen.

Übungen sind immer sehr aufwändig. In der Regel setzen wir immer 8 Stunden für eine Übung an. Bei all dem Aufwand nur eine Schicht zu beüben, ist in vielen Fällen Verschwendung. Probleme erkennt man oft schon nach wenigen Stunden. Nutzen Sie das und tauschen Sie das Personal nach der Hälfte der Zeit aus, dann haben Sie doppelt so viele Personen mit einem Übungsblock beüben können.

Alternativ setzen Sie bei einer 8-stündigen Übung einen Schichtwechsel ein bis zwei Stunden vor Übungsende an. Damit wird das Verfahren geübt und Sie haben bei vielen Mitgliedern die Arbeit des Krisenstabs zumindest wieder kurz aufgefrischt.

Ihre Erfahrungen

Welche Erfahrungen haben Sie mit Schichtwechseln gemacht? Ich freue mich über Ihre Kommentare!

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