Möglichkeiten, den Krisenstab auszubilden

Wie sehr wir einen funktionsfähigen Krisenstab benötigen, merken wir immer dann, wenn der Ernstfall einmal eintritt.
Manch ein Verantwortlicher hegt aber doch Zweifel, ob sein Stab optimal vorbereitet ist.

Wir alle spüren die Verdichtung der alltäglichen Arbeit immer deutlicher. Und so fällt dann die Ausbildung des Krisenstabes oft hinten über. Da reagiert dann manchmal eher das Prinzip Hoffnung.
Wer nicht ganz auf das Schicksal vertrauen mag, muss den Stab qualifizieren. Welche Möglichkeiten es dazu gibt, habe ich in diesem Artikel zusammengestellt.  

Möglichkeiten zur Ausbildung des Krisenstabes

Bevor es an die Ausbildung des Krisenstabes geht, sollte die grundsätzliche Organisation des Krisenstabes vorbereitet sein. Personal, Räume, Technik, Arbeitsstrukturen, etc. müssen festgelegt sein. Ohne das macht eine Stabsausbildung nur bedingt Sinn.

Wenn die grundsätzliche Aufbauarbeit geleistet ist, steht die Schulung der Mitglieder an. Die Möglichkeiten sind vielfältig und ganz unterschiedlich in dem Aufwand, der betrieben werden muss.

In meiner Auflistung unterteile ich die Ausbildungsformen in zwei Formen: Zum Einen in die, mit denen alle Mitglieder gleichermassen geschult werden können. Zum Anderen die, wo besondere Bereiche speziell zugeschnittene Ausbildungen bekommen.

Ausbildungen für alle Stabsmitglieder

Folgende Fortbildungsmaßnahmen sind für alle Krisenstabsmitglieder sinnvoll.

Grundlagenschulung

Wichtig ist es, neuen Mitgliedern zunächst zu vermitteln, was ihre Aufgabe im Stab ist und wie der Stab grundsätzlich arbeitet. Fragen wie: Wer sitzt im Stab, welche Kompetenzen gibt es hier, in welcher Weise arbeiten wir zusammen, mögliche Szenarien, was tu ich bei einer Alarmierung, wie werde ich ausgebildet, etc., sollten den neuen Mitgliedern vermittelt werden.
Die Mitglieder sollten verstehen, auf was sie sich einstellen müssen, was von ihnen erwartet wird und wie sie sich im Einsatz verhalten müssen.
Wenn Sie neu mit dem Krisenstab starten, machen Sie diese Einführung einmal für alle Stabsmitglieder. Danach schulen Sie neue Mitglieder entsprechend.
Einmal vorbereitet, müssen Sie die Grundlagenschulung nur noch bei Aktualisierungen anpassen.

Schulung über die Zusammenarbeit mit beteiligten Partnern

Wichtig ist es auch für die Stabsmitglieder zu wissen, was im Einsatzfall auf anderen Ebenen und bei anderen Behörden passiert: Feuerwehr, Polizei, beteiligte Unternehmen, aber auch über- und untergeordnete Behörden sind meist an der Krisenbewältigung beteiligt und setzen eigene Stäbe ein. Hier ist es für die Stabsmitglieder wichtig, die Aufgaben und Zuständigkeiten der beteiligten Bereiche zu kennen. So erhalten sie ein Verständnis für das Feld Katastrophenschutz.

Bieten Sie sich als Behörden untereinander die Gelegenheit, dass man sich gegenseitig besucht und vor Ort einen Einblick in die Arbeit des jeweils anderen erhält. Für viele Mitglieder der Verwaltung ist es zudem auch ein besonderes Goodie, wenn sie z. B. den Polizeistab oder die Bezirksregierung besuchen können und dort mehr über deren Arbeitsweise im Krisenfall lernen dürfen.

Psychologische Schulungen

Psychologische Aspekte bei der Krisenstabsarbeit werden oft unterschätzt. Dabei hört man nach Katastrophen oft, dass menschliches Versagen Anlass für das Ereignis war.
Ganz kann man es sicher nie verhindern, dass Menschen Fehler machen, aber man kann die Fehlerhäufigkeit minimieren.

Schulungen zum besseren Umgang mit Stress, Teamdynamiken, zur Kommunikation im Krisenfall und Grundlagen zur Entscheidungsfindung helfen den Mitgliedern, ihren Job noch besser machen zu können.
Kaufen Sie sich hierfür Experten zu dem Thema ein, dann ist diese Fortbildung für Sie relativ wenig aufwändig.

Planbesprechungen

Ebenso sinnvoll ist es, eine Planbesprechung durchzuführen. Sie stellen ein bestimmtes Szenario vor und die Mitglieder des Krisenstabs überlegen dann gemeinsam und ohne Zeitdruck, welche Auswirkungen das Ereignis in der Realität hätte und welche Maßnahmen zu ergreifen wären.

Vorteile einer Planbesprechung sind:

  • Die Stabsmitglieder werden sensibilisiert für verschiede Schadenslagen.
  • Es werden Defizite deutlich.
  • Die Teilnehmer entwickeln ein Gespür für das, worauf sie bei Reallagen achten müssen.
  • Sie können die Arbeitsergebnisse als Grundlage für einen Notfallplan nutzen.

Erfahrungsberichte zu Reallagen

Besonders wertvoll ist es, wenn man Mensch gewinnen kann, die über ihre Learnings aus Realeinsätzen berichten. Vielleicht haben Sie die Möglichkeit, jemanden einzuladen, der in verantwortlicher Position an einem kritischen Ereignis beteiligt war und bereit ist, ein wenig aus “dem Nähkästchen” zu plaudern. Solche Veranstaltungen sind für die eigenen Stabsmitglieder eine großartige Möglichkeit, aus den Fehlern und Erfolgen anderer zu lernen und für entsprechende Situationen sensibilisiert zu werden.

Einen solchen Erfahrungsbericht können Sie auch gut nutzen, um anschliessend in die Notfallplanung eines ähnliches Ereignisses einzusteigen.

In der Gründerszene sind die sogenannten “Fuck-up Nights” immer sehr beliebt. Ja, die heißen wirklich so.
An diesen Abenden berichten Gründer von ihrem Scheitern – ihren “Fuck-ups” – und dem, was sie daraus gelernt haben. Und die Menschen kommen dort nicht aus Sensationsgier hin, sondern weil sie von den Fehlern anderer lernen können und diese dann selber vermeiden können.

Stabsrahmenübungen

Stabsrahmenübungen sind aus meiner Sicht die Königsdisziplin der Stabsausbildung und dürfen nicht fehlen. Leider sind sie sehr aufwändig. Die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung nehmen sehr viel Zeit ein. Ohne geeignete Stabsrahmenübungen wird es aus meiner Erfahrung aber schwer, einen Krisenstab wirklich gut auszubilden.

Zunächst wird eine Steuerungsgruppe festgelegt. Diese bildet quasi einen Spiegel der fachlichen Funktionen des Krisenstabes. Alle Fachbereiche, die im Krisenstab selbst beübt werden sollen, sollten auch ein fachlich qualifiziertes Pendant in der Steuerungsgruppe haben.
Die Steuerungsgruppe entwickelt im Vorfeld der Übung ein Drehbuch, das möglichst den gesamten Krisenstab bei der Übung fordert.
Am Übungstag werden dann die zuvor festgelegten Einlagen des Drehbuchs nach und nach in den Stab eingespielt und dieser muss darauf reagieren.

Während der Übung gelangt der Stab so aber auch nah an die Situation einer echten Lage mit allem, was da für die Beteiligten dran hängt: Echter Stress, Testen der Kommunikationswege, Üben der Arbeitsweise des Stabes, Lösungsfindung für das jeweilige Szenario, etc.

In Stabsrahmenübungen wird meist nur ein Teil der Stabsmitglieder beübt. Häufig wird pro Funktion nur eine Schicht beübt, so dass der Aufwand relativ hoch ist.
Um Stabsrahmenübungen effizienter zu gestalten gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • Erstellen Sie ein gutes Drehbuch und nutzen Sie die gleiche Übung mehrfach hintereinander. Beüben Sie mit dem selben Drehbuch alle Schichten Ihres Stabes. Also: Dreifache Besetzung = Drei Übungen innerhalb kurzer Zeit.
    Wenn Sie die Teilnehmer am Ende der Übung einschwören, keine Informationen zur Übung an ihre Kollegen weiterzugeben, können Sie zumindest den Vorbereitungsaufwand deutlich reduzieren.
  • Nutzen Sie auch ältere Drehbücher, die Sie vor ein, zwei Jahren schon einmal genutzt haben. Zum Einen tritt das Szenario häufig bei den sonstigen Lerneffekten in den Hintergrund, zum Anderen kann der Stab so zeigen, ob er aus den vergangenen Erfahrungen gelernt hat und Abläufe optimiert hat.
  • Wenn Ihr Stab bereits Übungserfahrung hat, bauen Sie einen Schichtwechsel in die Übung ein. Bei einer Gesamtübungsdauer von 8 oder 10 Stunden haben beide Schichten genug Übungszeit, um viel zu lernen und Sie überfordern die Steuerungsgruppe nicht, die ja keinen Schichtwechsel machen kann. So können Sie in einem Übungsverlauf gleich zwei Schichten beüben und Sie trainieren den Schichtwechsel gleich mit. Der Schichtwechsel ist immer ein kritischer Moment der Stabsarbeit. Leider wird es oft vernachlässigt, diesen ausreichend vorzubereiten. Einen Artikel speziell zum Schichtwechsel finden Sie übrigens hier.

Unbedingt sollten Sie bei einer Stabsrahmenübung erfahrene Übungsbeobachter einplanen, die die Arbeit des Stabes beobachten und die anschliessend bei der Nachbesprechung aus ihrer neutralen Position über ihre Erkenntnisse berichten können. So erhalten Sie noch mal wertvolle Rückmeldungen zur Optimierung der Arbeitsweise.

Wenn Ihr Stab mittlerweile gut geschult ist, können Sie auch mal eine gemeinsame Übung mit anderen Stäben in Betracht ziehen. Zum Beispiel eine mit Verwaltungsstab, Feuerwehrstab und Polizeistab. Oder auch bei einem Blackout-Szenario mit dem Stab des Stromanbieters o. ä.

Echte, niederschwellige Lagen im Stab bearbeiten

Oft verpasst wird die Chance, herausfordernde Aufgaben der Behörde in den Strukturen des Krisenstabes abzuarbeiten. Viele verstehen den Krisenstab nur als Instrument, das bei Großschadenslagen genutzt werden kann. Das ist aber so nicht richtig. Sie können die Stabsstrukturen auch in Situationen nutzen, die eine größere Herausforderung für die Behörde darstellen und bei der viele Akteure an der Bearbeitung beteiligt sind.

Der Vorteil ist, dass Sie die Abläufe und Einheiten des Stabes trainieren können. Die Mitglieder werden routinierter und die Stabsstruktur hilft, schwierige Aufgaben gut lösen zu können.

Was die Aussenwirkung angeht: Sie müssen ja nicht kommunizieren, dass der Krisenstab zusammengetreten ist, um die Situation nicht unnötig zu dramatisieren. Sprechen Sie doch einfach davon, dass ein Stab gebildet wurde, der sich mit der Aufgabe beschäftigt.

Alarmierungsübung

Eine spezielle Form der Übung ist die Alarmierungsübung, die auch nicht fehlen sollte. Testen Sie Ihr Alarmierungssystem und alarmieren die Mitglieder tatsächlich ohne sie vorzuwarnen.
Dabei stellen Sie fest, ob die Alarmierungsprozesse funktionieren, ob die Erreichbarkeiten der Mitglieder wirklich noch aktuell sind, ob der Raum zugänglich und arbeitsbereit ist und ob sie im Ergebnis tatsächlich einen funktionsfähigen Stab vor Ort hätten. Kurz und gut: Ob der Stab im Ernstfall seine Arbeit überhaupt aufnehmen könnte. Der bestausgebildete Krisenstab hilft Ihnen nicht, wenn die Alarmierung fehl schlägt.

Empfehlenswert ist es dabei, die Mitglieder aus der Freizeit zu alarmieren, da das vermutlich noch mal eine größere Herausforderung für sie ist, als aus dem regulären Dienst heraus alarmiert zu werden.

Im Anschluss können Sie die Menschen natürlich wieder nach Hause schicken. Besser wäre es aber, Sie nutzen die Gelegenheit, wenn sowieso schon mal alle da sind.
Legen Sie eine Alarmierungsübung zum Beispiel vor eine Stabsrahmenübung. Oder Sie planen einen kurzen fachlichen Input ein. Denkbar ist z. B. auch, die Alarmierungsübung vor eine Vollübung der operativ-taktischen Einheiten zu legen. Dann können alle, die möchten, anschliessend als Zuschauer mit zur Vollübung fahren und so einen Einblick in die Arbeit der operativen Kräfte erhalten.

Schulungen für spezielle Funktionen

Zusätzlich zur allgemeinen Ausbildung des Stabes gibt es noch besonderen Fortbildungsbedarf für spezielle Funktionen.

Ausbildung der Koordinierungsgruppe

Die Mitglieder in der Koordinierungsgruppe üben im Stab meist ganz andere Aufgaben aus, als das bei ihnen im Alltag der Fall ist. Daher sollten sie eine individuelle Schulung zu ihrer Aufgabe im Stab erhalten.
Neben der Einweisung in die eigene Aufgabe, macht es auch Sinn, die Bereiche Lage und Dokumentation in ihrem Zusammenspiel zu schulen. Die Lageermittlung, -darstellung und -dokumentation sollten gut aufeinander eingespielt ein. Um das sicherzustellen ist ein Workshop mit allen betroffenen Mitgliedern sinnvoll.
Nehmen Sie ein altes Drehbuch einer Stabsrahmenübung und gehen Sie ohne Zeitdruck die Bearbeitung der Lage durch. Jede einzelne Meldung kann den gesamten Prozess durchlaufen und die Teilnehmer können ausprobieren, wie sie eine bestmögliche Unterstützung für den Stab erzielen können.

Da die Aufgaben der Funktionen in der Koordinierungsgruppe sehr unterschiedlich sind, kann es auch sinnvoll sein, die Bereiche Lage und Dokumentation sowie den Inneren Dienst separat zu schulen.

Ausbildung der Stabsleitung

Auch die Stabsleitung sollte noch mal zusätzlich geschult werden, wenn die Personen dieser Funktion dafür offen sind. Auch wenn die Stabsleitungen in der Regel wenig Zeit haben und fit in Führung sein sollten, sind die Herausforderungen als Stabsleitung doch noch einmal sehr speziell. Daher bietet es sich an, diesen noch mal ein wenig Input und Training anzubieten.

Wichtig sind hier Themen wie die Auswirkungen von Stress, Dynamik von Teams, Modelle um gute Entscheidungen treffen zu können, etc. Solche Schulungen können noch mal helfen, die Arbeit des Stabes deutlich erfolgreicher zu machen.

Schulung des Bereichs Bevölkerungs- und Medienarbeit

Der Bereich Bevölkerungsinformation und Medienarbeit ist im Einsatzfall meist deutlich unterbesetzt. Vertreter der Pressestelle müssen einen Vertreter in den Krisenstab schicken, Presseanfragen beantworten, die Sozialen Medien bestücken und beobachten, Pressekonferenzen vorbereiten, etc. Ein Aufwand, der mit dem vorhandenen Personal in der Regel kaum zu schaffen ist. Von einer Schichtfähigkeit mal gar nicht zu sprechen.

Daher müssen hier besondere Strukturen für den Einsatzfall geschaffen werden. Es gilt, zusätzliche Ressourcen zu schöpfen und die besondere Organisation für den Krisenfall vorzubereiten.
Hierfür kann z. B. im Rahmen eines Workshops die Struktur für den Krisenfall aufgebaut bzw. optimiert werden. Zusätzlich sollte diese Aufgabe sollte dann zwingend geübt werden. Zum Einen, um die Abläufe zu trainieren, zum Anderen aber auch, um mögliche Fehlerquellen noch in Friedenszeiten aufzudecken.

Bei Ressourcenmangel

Möglicherweise fühlen Sie von dem Umfang der sinnvollen Ausbildungen jetzt ein wenig überwältigt. Vielleicht stellen Sie fest, dass Sie die personellen Ressourcen hierfür nicht haben.

Bevor Sie verzweifeln, gehen Sie einen Punkt nach dem anderen an. Nutzen Sie Ausbildungsformen, die weniger aufwändig sind.
Priorisieren Sie und lassen Sie sich von der Fülle an Möglichkeiten nicht entmutigen.

Personal- und Zeitmangel im Alltag sind die häufigsten Gründe, warum Stäbe nicht gut vorbereitet sind. Wenn das bei Ihnen der Fall ist, prüfen Sie, ob sie ggf. für manche Weiterentwicklungen und Fortbildungen externe Berater einkaufen.
Manchmal ist es nicht möglich, ausreichend Personal einzustellen, um all den Anforderungen gerecht zu werden.

Was finanzielle Mittel angeht, sieht es häufig anders aus. In manchen Behörden ist es einfacher, finanzielle Mittel für Sachkosten aufzutreiben als zusätzliches Personal einzustellen.
Dazu kommt: Viele Behörden stellen zum Jahresende immer wieder fest, dass doch nicht alle Mittel ausgegeben werden, die von den Fachbereichen angemeldet wurden. Wenn Sie mit Ihrer Behördenführung vereinbaren können, dass Sie quasi im Vorgriff auf die nicht abgerufenen Gelder das Krisenmanagement fortbilden, ist doch allen gedient: Sie können Ihre Aufgabe gut erledigen und die Behördenleitung kann im Einsatzfall auf ein souveränes Krisenmanagement zurückgreifen.

Mal nebenbei: In die Ausbildung von Krisenstabsmitgliedern muss viel Zeit investiert werden. Umso bedauerlicher ist es dann, wenn sich Mitglieder, die freiwillig dabei sind, wie z. B. Mitglieder der Koordinierungsgruppe, aus der Tätigkeit verabschieden, weil sie keine Lust mehr haben. Schaffen Sie Anreize, dass diese Menschen der Stabsarbeit treu bleiben und weiterhin die Herausforderung annehmen, zusätzlich zu ihrem regulären, meist stressigen Job noch die Arbeit im Krisenstab zu übernehmen. Anreize können z. B. sein: Zusätzliche Urlaubstage, spannende Fortbildungen, spannende Kontakte, regelmässige Informationen oder ähnliches.

Jetzt bin ich gespannt. Welche Erfahrungen haben Sie mit der Ausbildung von Krisenstäben gemacht? Nutzen Sie noch weitere Möglichkeiten zur Weiterbildung?

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5 Kommentare

  1. Super Artikel, kurz gehalten für ein sehr umfassendes Thema, Respekt! Ein bisschen strukturierte Krisenbewältigung zu lernen hilft jeder Organisation, jedem Unternehmen. Es muss nicht starr Fgg1-6 ähnlich DV100 oder österreichischem SKKM sein, aber die Grundsätze der Abarbeitung bleiben dieselben und müssen in einer Organisation als Handlungskompetenz trainiert sein. Das hätte schon einigen Unternehmen bitter geholfen 😉

    • Maike Kranaster 11. März 2018 um 22:41

      Vielen Dank für das Lob, Martin Hochreiter!
      Das stimmt, das Thema Krisenbewältigung ist für jede Organisation hilfreich. Aber ich verstehe auch, dass das Thema aus Ressourcengründen oft erst wieder hoch kommt, sobald des einen Anlass gibt…Insofern finde ich es auch noch mal wichtig, die Bandbreite an möglichen Ausbildungen noch mal darzustellen.

      • Absolut! Das ist auch mein Ansatz an den Hochschulen. Es gibt viele die aus Einsatzorganisationen kommen und viel an Wissen und Erfahrung in Stabsarbeit mitbringen. Es sind aber viele Varianten von Rollen im Krisenteam sinnvoll und diesen gedanklichen Sprung zu schaffen ist für Trainer sehr wertvoll – daher … super Artikel 😉

  2. Pingback: Menschliche Faktoren bei der Stabsarbeit - maike-kranaster.demaike-kranaster.de