Menschliche Faktoren bei der Stabsarbeit

Menschliche Faktoren
Erfolgreiche Stabsarbeit hat viele Bausteine. Sichere Stabsarbeit fundiert nach meinen Erfahrungen in guten Trainings, ausreichenden Ressourcen, sinnvollem Technikeinsatz und einer Berücksichtigung der menschlichen Faktoren.

Ich will mich in diesem Artikel dem letzten Aspekt widmen, den menschlichen Faktoren der Stabsarbeit. Zu häufig hört man in den Medien, dass “menschliches Versagen” Schuld an eingetretenen Katastrophen war.
Und auch, wenn es dann letztlich noch mal gut gelaufen ist, gab es oft Situationen, in denen Beteiligte Fehler gemacht haben.
Manchmal ist das nicht so schlimm, weil es doch irgendwie funktioniert hat. Das ist wie beim Autofahren: Manchmal passt man nicht auf, hat aber Glück gehabt, weil grad niemand anderes im Weg war. Oder der andere hat aufgepasst und dadurch einen Unfall verhindert.
Ähnlich ist es in der Stabsarbeit. Wir machen Fehler. Und oft haben wir Glück. Aber eben nicht immer.  Und um diese Fehler zu minimieren, ist es gut, um die menschlichen Mechanismen zu wissen, die zu Fehlern, und damit manchmal zu Zwischenfällen oder Schlimmerem führen.

Psychologische Aspekte der Stabsarbeit

Es gibt verschiedene Punkte, die für die Qualität von Stabsarbeit relevant sind. Das sind unter anderem:

  • Umgang mit Stress
  • Kommunikation
  • Entscheidungen
  • Gemeinsame mentale Modelle

Auch wenn es noch mehr Aspekte gibt; die oben genannten sind aus meiner Sicht die wichtigsten. Sie werde ich nun im Folgenden darstellen.

Umgang mit Stress

Stabsarbeit bedeutet fast immer Stress. Die Gründe sind vielfältig:

Sobald der Krisenstab einberufen wird, ist klar, hier geht es um was. Das Ereignis ist zu bedeutend, als dass es in der normalen Struktur bearbeitet werden könnte. Es stehen häufig große Werte oder sogar Menschenleben auf dem Spiel.
Solche Lagen sind immer herausfordernd, denn es gibt oft wenig Routine mit solchen Einsätzen. Entscheidungsgrundlagen sind oft noch nicht ausreichend vorhanden oder es gibt viele widersprüchliche Informationen.
Hinzu kommen ganz normale menschliche Aspekte: Betroffenheit über das Ereignis, die Angst Fehler zu machen und sich zu blamieren, mögliche Erschöpfung nach einem anstrengenden Arbeitstag u. ä.

Ihr Ziel als Verantwortlicher muss daher sein, für Einsätze dafür zu sorgen, dass die Stabsmitglieder möglichst gute Rahmenbedingungen vorfinden:

  • Wie immer hilft eine gute Ausbildung. Trainieren Sie die Stabsarbeit als solche und auch Szenarien, die einigen Druck erzeugen. Alles, was im Rahmen der Ausbildung zuvor erlebt und verinnerlicht werden konnte, hilft den Beteiligten im Ernstfall.
  • Tauschen Sie die Menschen rechtzeitig aus, bevor sie zu müde werden. Schlafmangel führt zu Konzentrationsproblemen und es werden schnell Fehler gemacht. Planen Sie also in längeren Lagen einen Schichtwechsel ein und bereiten Sie ihn gut vor.
  • Sorgen Sie dafür, dass die Menschen sich kennen und, soweit möglich, Vertrauen zueinander aufbauen können. Das erreichen Sie mit Ausbildungen, aber auch mit anderen Zusammenkünften im Alltag.
  • Bereiten Sie Konzepte für eine gute und schnelle Verpflegung vor. Hunger und Durst beeinträchtigen die Leistungsfähigkeit deutlich und können mit wenig Aufwand vorbereitet werden. Denken Sie dabei auch an vegetarische Speisen.
  • Wählen Sie für den Stab Menschen aus, die einigermassen stressresistent und im Alltag nicht zu stark belastet sind.

Kommunikation

Dass Kommunikation oft schwierig ist, haben Sie sicher auch im Alltag schon festgestellt. Man redet aneinander vorbei oder versteht sich einfach miss. Häufig sitzen im Krisenstab Menschen mit völlig unterschiedlichem beruflichen Hintergrund am Tisch. Sie nutzen unterschiedliches Vokabular und  Sprache.
Das ist schon im Alltag unschön, im Einsatz kann es zu gefährlichen Missverständnissen führen. Insofern ist eine gute Kommunikation die Voraussetzung für alles andere, was im Stab stattfindet.

Achten Sie in der Kommunikation auf folgendes:

  • Verzichten Sie nach Möglichkeit auf Abkürzungen und Fachbegriffe oder erklären sie diese.
  • Scheuen Sie sich nicht nachzufragen, wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie etwas richtig verstanden haben. Die anderen im Raum, die es auch nicht verstanden haben, werden es Ihnen danken.
  • Erteilen Sie klare Aufträge. Wenn Sie einen unklaren Arbeitsauftrag erhalten, fragen Sie nach, bis Sie ein gemeinsames Verständnis mit dem Auftraggebenden haben.
  • Wiederholen Sie, wenn Sie eine wichtige Information erhalten oder einen Auftrag erhalten haben, was Sie verstanden bzw. notiert haben. Dies gilt umso mehr, wenn die Verbindung am Telefon oder Funk schlecht ist oder die Umgebungsgeräusche laut.
  • Machen Sie deutlich, dass Sie eine Aufgabe übernehmen, diese aber noch nicht erledigt ist. Gesprächspartner setzten oft gedanklich schon einen Haken hinter Aufgaben, die von anderen übernommen werden.
  • Lassen Sie andere Meinungen zu als die, die gerade in der Gruppe oder bei der Führung populär ist. Häufig verrennen sich Gruppen in vermeintlich logische Lösungen, die aber Gefahren bergen und übersehen dabei andere, sicherere Varianten. Insofern fragen Sie immer nach kritischen Meinungen zu Lösungen bei wichtigen Fragestellungen.
  • Als Leitung holen Sie sich erst die Meinung der Stabsmitglieder ein, bevor Sie Ihre eigene Ansicht präsentieren. Menschen sind oft geneigt, ihre Gedanken für sich zu behalten, wenn der Ranghöchste seine Meinung bereits genannt hat. Nutzen Sie die Kompetenzen, das Sie im Raum versammelt haben.

Einen gesonderten Artikel zur Kommunikation im Stab finden Sie auch hier.

Entscheidungen

Die Vorraussetzungen, Entscheidungen zu treffen, sind selten ungünstiger als in Krisensituationen: Es gibt oft keine hinreichenden Daten; oft fehlen Informationen oder sie sind widersprüchlich. Man steht meist unter großem Zeitdruck.
Hinzu kommt bei Verwaltungsstäben: Verwaltungsmitarbeiter sind diese besondere Art der Arbeit nicht gewohnt. Im Alltagsgeschäft gibt es immer die Notwendigkeit, möglichst viele andere in die Prozesse einzubinden und Entscheidungen sind selten zeitkritisch. Insofern ist die Arbeit im Krisenstab oft ungewohnt.

Die Lagen sind meist dynamisch. Das bedeutet, dass eine Entscheidung, die gerade noch richtig erschien, sich eine halbe Stunde später plötzlich als grundverkehrt herausstellt. Denken Sie an 9/11. Wir alle haben nicht gewußt, was da passiert, als wir vor den Bildschirmen sassen. Die Einsatzleiter, die ihre Leute in die Türme geschickt haben, ebenfalls nicht. Und dennoch mussten sie Entscheidungen treffen.

Was Sie tun können, um dennoch fundierte Entscheidungen zu treffen:

  • Stimmen Sie sich im Vorfeld mit allen Stellen ab, die ebenfalls in kritischen Lagen aktiv werden können. Klären Sie im Vorfeld, wer für welche Entscheidungen zuständig ist. Sie wären nicht der erste Stab, der im Einsatz Entscheidungen trifft, obwohl er für die spezielle Aufgabe gar nicht verantwortlich ist.
  • Bereiten Sie in Friedenszeiten alle möglichen Kanäle so vor, dass Sie möglichst immer aktuelle Informationen über die Lage bekommen: Planen Sie eine technische Lösung oder Menschen, die als Verbindungspersonen Informationen aus beteiligten anderen Stäben bekommen.
  • Sorgen Sie dafür, dass alle im Stab über die nötigen Informationen zur Lage verfügen. Das erreichen Sie mit einer guten Lagebesprechung und einer hilfreichen Lagedarstellung.
  • Bereiten Sie Checklisten für eher routinehafte Situationen vor, auf die dann im Einsatz zurückgegriffen werden kann.
  • Nutzen Sie in komplexen Situationen Entscheidungsmodelle wie z. B. das FORDEC-Modell, das ursprünglich für die Luftfahrt entwickelt wurde, oder den Führungsvorgang der Feuerwehr (FwDV 100, Abschnitt 3.3). Modelle wie diese helfen dabei, wirklich alle Schritte des Entscheidungsprozesses zu durchlaufen und so gut fundierte und damit sichere Entscheidungen treffen zu können.

Gemeinsame mentale Modelle

Dieser Begriff klingt vielleicht für den ein oder anderen jetzt etwas abstrakt. Gemeint ist hier folgendes: Die Mitglieder des Stabes benötigen ein gemeinsames Verständnis von der Situation, um über eine solide Arbeitsgrundlage zu verfügen.

Sie müssen ein gemeinsames Bild von verschiedensten Aspekten haben:

  • Lage
  • Kompetenzen und Aufgaben des Stabes (was ist unsere Aufgabe, was tun andere?)
  • Kompetenzen jedes einzelnen
  • Arbeitsweise des Stabes
  • Rahmenbedingungen
  • Vorhandene Ressourcen

Ich habe viele Stäbe erlebt, in denen Stabsmitglieder erst relativ spät erkannt haben, dass sie von ganz unterschiedlichen Voraussetzungen ausgegangen sind, dass ihnen nicht bewußt war, dass entscheidende Kompetenzen im Stab fehlten oder ähnliches.

Insofern lohnt es sich, Zeit für die Klärung der Basics zu nutzen, um damit die Effektivität des Stabes deutlich zu erhöhen.

Für ein solides Gemeinsames Mentales Modell bedarf es zweier Dinge:

Zum Einen sollten die Stabsmitglieder möglichst in “Friedenszeiten” die Rahmenbedingungen der eigenen Stabsarbeit kennenlernen. Dazu zählen: Wer arbeitet mit mir im Stab und welche Kompetenzen hat er? Wofür ist mein Stab zuständig und was wird von anderer Seite verantwortet? Wie arbeiten wir miteinander? Gibt es Strukturen und Arbeitsweisen, die ich kennen sollte?

Zum Anderen ist es zu Beginn der Lage wichtig, alle relevanten Aspekte zur Lage eindeutig zu klären. Das erzielt man am besten im Rahmen einer fundierten Lagedarstellung.
Alle müssen natürlich die relevanten Infos zur Lage kennen. Dazu kommen die Ziele, mögliche Priorisierungen und vorhandene Ressourcen.

Ausblick

Wenn Sie es schaffen, die oben genannten Aspekte für Ihren Stab zu verinnerlichen, haben Sie ganz gute Aussichten, auch herausfordernde Lagen möglichst souverän bewältigen zu können.

Auch, wenn wir es vermutlich nie hinbekommen, dass Menschen keine Fehler mehr machen. Dabei bleibt abzuwarten, was die Digitalisierung noch für Möglichkeiten zur Unterstützung sicherer Stabsarbeit bereithält.
Aber wir Menschen werden weiter ein wichtiger Aspekt für sichere Stabsarbeit bleiben. Und darauf sollten wir uns vorbereiten.
Daher empfehle ich Ihnen, Ihren Stab nicht nur bzgl. der “handfesten” Themen zu schulen, sondern zwischendurch auch mal eine Schulung zu menschlichen Faktoren einzukaufen.

Literaturempfehlungen

Wenn Sie das Thema “Psychologische Aspekte der Stabsarbeit weiter interessiert, habe ich hier folgende Literaturempfehlungen:

Ich kann Ihnen versprechen, die Erkenntnisse daraus werden Ihnen nicht nur im Krisenstab, sondern auch im Alltag helfen.
Und natürlich empfehle ich Ihnen wie immer die Veranstaltungen des Vereins “Plattform Menschen in komplexen Arbeitswelten e. V.”. Dort treffen Praktiker und Wissenschaftler aus sicherheitsrelevanten Branchen aufeinander, lernen voneinander und entwickeln gemeinsam Fragestellungen rund um Menschliche Faktoren und Sicheres Arbeiten gemeinsam weiter.

Kommentare sind geschlossen.