Warum ich ein Fan von Planbesprechungen bin

Planbesprechung

Bereits vor längerer Zeit habe ich beschrieben, warum eine gute Strukturierung der Stabsarbeit unabdingbar ist, um Beratungs- und Entscheidungsprozesse im Stab zu beschleunigen. Falls Sie diesen Artikel noch nicht kennen, finden Sie ihn hier.

Unabhängig von der Arbeitsweise des Stabes stelle ich aber immer wieder fest, dass die Stabsarbeit deutlich langsamer wird, wenn bestimmte Verfahrensweisen nicht klar sind. Oft fehlen den Stabsmitgliedern inkl. der Leitung Kenntnisse über Zuständigkeiten und Prozesse.

Das Problem

Wenn wir davon ausgehen, dass wir knackige Stabssitzungen brauchen, um irgendwie vor die Lage kommen zu können, dann kann das nur klappen, wenn die Prozesse in der Krise zumindest in Grundlagen bekannt sind.

Sobald wir anfangen müssen, während der Stabssitzung grundsätzliche Fragen zu klären, ist es kaum noch möglich, eine dynamische Lage in den Griff zu bekommen. Die Diskussionen dauern dann sehr lange und die Lage läuft im schlimmsten Fall davon.

Fragestellungen zu Zuständigkeiten von Krisenstab, Feuerwehr und Polizei wie z. B. “Wer kümmert sich um die Krisenkommunikation, wo genau liegen die Schnittstellen? Wer sagt was?” sollten nach Möglichkeit in Friedenszeiten geklärt werden.
Die Frage danach, wer entscheidet, ob man Schüler bei einem Unwetter nach hause schickt oder in der Schule lässt und was dann zu regeln ist, sollten ebenfalls vor einem Ereignis bekannt sein.
Und auch die individuellen Leistungsfähigkeiten bestimmter Einheiten wurden im besten Fall vor einem Einsatz besprochen.

Machen Sie Planbesprechungen

Meine Empfehlung ist daher folgende: Machen Sie regelmässig Planbesprechungen zu verschiedenen Szenarien und sichern Sie die Ergebnisse nachhaltig.

Wie wäre es, wenn Sie regelmässig zwei Mal im Jahr als Stab geplant zusammenkommen und jedes Mal ein anderes Szenario durchsprechen? Beim ersten Mal brainstormen Sie gemeinsam, welche Folgen z. B. ein starker Sturm in ihrem Zuständigkeitsbereich haben könnte. Welche Aufgaben entstehen daraus? Wer hat welche Zuständigkeit? Wo gibt es bereits standardisierte Abläufe?
Beim nächsten Mal ist es dann ein anderes Szenario, z. B. Stromausfall o. ä.

Die Ergebnisse lassen sich gut sichern und so bei Bedarf nachlesen. Vielleicht haben Sie eine Datenbank, die von allen Stabsmitgliedern einsehbar ist, Dateien auf einem gemeinsam zugänglichen Server oder ähnliche Stellen, wo solche rudimentären Notfallpläne abgelegt werden können.

Arbeiten Sie am besten mit Bausteinen. Elemente wie z. B. eine Evakuierung, die Unterbringung von vielen Menschen o. ä. werden Sie in verschiedenen Szenarien benötigen. Wenn Sie Ihre Planungen modulhaft aufbauen, haben Sie auch für ungeplante Ereignisse vielleicht den ein oder anderen Baustein schon fertig vorliegen.

Einbindung der Pläne in die Ausbildung des Stabes

Und wenn Sie gerne eine Übung machen wollen, dann empfehle ich Ihnen folgende Vorgehensweise:
Machen Sie zunächst eine Planbesprechung zu einem bestimmten Szenario und testen Sie die Ergebnisse anschliessend in einer Stabsrahmenübung. Sie erreichen damit drei Dinge gleichzeitig: Zum Einen sorgen Sie für genug Nachdruck, dass die Fachbereiche die Planungen möglichst detailliert vorbereiten, weil sie wissen, dass sie in der Übung nachgefragt werden. Und zum Anderen können Sie prüfen, wie gut die Prozesse Ihrer Stabsarbeit funktionieren. Und zuletzt bleibt das Thema Katastrophenschutz und Stabsarbeit bei Ihren Kolleg*innen präsent.

Fazit

Ich bin mir sicher, eine solche Vorgehensweise wird Ihnen helfen, Ihren Stab gut auf mögliche Einsätze vorzubereiten. Und Sie werden im Einsatzfall bereits einige wertvolle Inhalte haben, auf die Sie zurück greifen können.
Wie sehen Sie diese Vorgehensweise? Können sie sich das so vorstellen? Oder läuft das bei Ihnen bereits so ab? Ich freu mich über Ihren Kommentar!

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