Stress bei der Stabsarbeit – Meine 9 Tipps, wie Sie für mehr Ausgleich im Alltag sorgen können

Stellen Sie sich vor: Die Krise kommt jetzt. In zwei Sekunden wird das Telefon läuten und sie bekommen die Info “Alarm für den Krisenstab. Kommen Sie schnellstmöglich in den Stabsraum.”.
Was geht dann in Ihnen vor? Sind Sie positiv gestimmt und erwarten gespannt die neue Herausforderung? Oder geht das Gewitter im Kopf los mit verschiedensten Fragen, Sorgen und Unsicherheiten?

In dieser Situation ist es meist so: Wir hatten andere Pläne, andere Aufgaben müssen kurzfristig zu Ende gebracht werden, wir fühlen uns nicht optimal vorbereitet, private Termine crashen, etc. Spätestens dann stehen einige schon unter Stress.

Wie kann man Stress in der Stabsarbeit vorbeugen?

Ein gut vorbereiteter und geübter Stab ist eine ideale Möglichkeit, um den Stress im Einsatz deutlich zu reduzieren. Alles, was oft trainiert wurde, macht im Einsatz keinen Stress mehr. Wie man einen Stab gut vorbereitet, habe ich in verschiedenen Artikeln bereits beschrieben.

Und dennoch steht bei der Qualität der Stabsarbeit auch die Frage im Raum, in welcher Verfassung Sie selber in den Stab kommen. Darum geht es in diesem Artikel. Ich will Ihnen ein paar Anhaltspunkte geben, wie Sie Ihr Stresslevel grundsätzlich reduzieren können. Das wird Ihnen in der Stabsarbeit zu Gute kommen, aber vor allem auch im Alltag.
Wir Menschen können nicht dauerhaft funktionieren. Es muss auch Zeiten geben, in denen wir unsere Akkus auffüllen können. So wie der Fuchs auf dem Titelbild. Wer einen anspruchsvollen Job hat, sollte dafür sorgen, einen gesunden Ausgleich zu schaffen.

Meine feste Überzeugung ist es, dass wir für Krisen besser gewappnet sind, wenn wir grundsätzlich weniger Stress haben. Das Schlimmste ist doch, wenn wir energetisch total abgerockt sind und dann noch spontan in den Stabseinsatz müssen.

Seit Jahren beschäftige ich mich auch mit der Frage, wie wir gute Auszeiten vom stressigen Alltag hinbekommen. Darüber schreibe ich auf meinem Zweitblog “Flowers & Candies”. Mir liegt das Thema sehr am Herzen, deshalb will ich auch hier auf dem Blog mal dazu schreiben. Und welche Jahreszeit eignet sich dafür besser als die “besinnliche” Weihnachtszeit? 😉

Gründe gut auf sich zu achten

In so verantwortungsvollen Branchen wie dem Katastrophenschutz ist es oft so, dass der Antrieb groß ist, alle Aufgaben hinzubekommen, auch wenn es eigentlich mit den vorhandenen Ressourcen nicht möglich ist. Wir haben das Große und Ganze im Blick und wollen natürlich bestmögliche Sicherheit bieten. Das ist sicher ehrenhaft und spricht für das Engagement der Beteiligten. Dennoch darf die meist hohe Arbeitslast nicht dazu führen, dass die Mitarbeiter dauerhaft massiv unter Stress stehen.

Ich brauche Ihnen nicht erzählen, dass es nicht gesund ist, ständigem Druck ausgesetzt zu sein. Für vorübergehende Phasen ist das okay und es gehört auch dazu, immer mal wieder gefordert zu werden. Wenn das aber in einen Dauerzustand übergeht, in dem man nicht mehr zur Ruhe kommt, wird es kritisch.

Dauerstress schadet der Gesundheit. Die möglichen gesundheitlichen Symptome und Folgen sind umfangreich. Der eine hat ständige Rückenprobleme, die andere Magen-Darm-Beschwerden und im schlimmsten Fall kommt es dann zu Infarkten, Burnout oder anderen folgenschweren Erkrankungen.

Andere Folgen von Dauerstress sind Probleme in den Beziehungen, die wir leben. Wie viele Paare werden heutzutage geschieden? Wenn wir genervt nach hause kommen, belastet das auch unsere Beziehungen. Wir haben nicht genug Zeit für unsere Partner und unsere Kinder. Wenn Menschen, die uns eigentlich wichtig sind, immer wieder hinter den Job gestellt werden, hinterlässt das meist bleibende Schäden.
Das gleiche gilt für Freundschaften: Wer ständig Verabredungen absagt, wird irgendwann alleine da stehen.

Ist es das wert? Definitiv nicht. Wir haben ja nur das eine Leben.

Klar, wir wollen unseren Job gut machen. Aber dafür brauchen wir Auszeiten, in denen wir wieder auftanken können. Nur so können wir gute Arbeit abliefern.
Also schauen wir mal, was man tun kann, um gut für sich zu sorgen und immer mal wieder aus dem Trubel auszusteigen. Ich habe Ihnen hier meine 9 Tipps zusammengestellt, wie Sie für einen guten Ausgleich sorgen können.

1. Aufgabenreduzierung und Priorisierung

Sie schaffen es nicht, einen Großteil Ihrer Aufgaben zu erledigen? Dann halten Sie mal nach, wo Ihre Arbeitszeit verschwindet. Manches haben Sie selber in der Hand. Vielleicht sitzen Sie zu viel in unnötigen Besprechungen? Gibt es Arbeitsabläufe, die optimiert werden können? Reißen Sie zu viele Aufgaben an sich, die auch gut von anderen erledigt werden könnten? Haben Sie vielleicht auch zu hohe Ansprüche an Ihre Arbeit?

Möglicherweise gilt es aber auch zu prüfen, ob Ihre Ressourcen und die anstehenden Aufgaben überhaupt stimmig sind. Vielleicht haben Sie einfach mehr Aufgaben, als Sie in der gegebenen Zeit erledigen können?
Aufgabenzuschnitte sind irgendwann einmal entstanden, weil irgendjemand grob überschlagen hat, was eine Person so schaffen kann. Häufig sind im Laufe der Zeit weitere Aufgaben dazu gekommen. Ich will damit sagen: Es liegt nicht zwingend an Ihnen, wenn Sie die Aufgaben nicht bewältigen können. Oft passen die Aufgabenzuschnitte einfach nicht mehr.

Sollten Sie also feststellen, dass Ihre Aufgaben definitiv nicht von einer Person erledigt werden können, besprechen Sie das mit Ihrem Vorgesetzten. Überlegen Sie gemeinsam, wie die Aufgaben entzerrt werden können. Notfalls müssen Prioritäten gesetzt werden. Vielleicht ist es ja möglich, auf das eine zu verzichten um das andere vernünftig machen zu können.

Wenn das nicht zielführend ist, machen Sie sich deutlich: Verantwortlich für die eingesetzten Ressourcen sind meist nicht Sie, sondern die Ebenen darüber. Jeder gute Manager überlegt sich, welche Ergebnisse er erzielen will und wie er dafür die Ressourcen einsetzt. Wer nichts einsetzen will, kann auch keine Ergebnisse erwarten, so einfach ist das.

Diese Gedanken beziehen sich jetzt nicht nur auf den beruflichen Bereich. Prüfen Sie auch mal, ob das ggf. auch ein Thema in Ihrem Privatleben ist. Manchmal stellen wir fest, dass wir private Verpflichtungen haben, die uns mittlerweile nicht mehr entsprechen oder mit denen wir uns gar nicht wohlfühlen. Altes loszulassen kann wirklich sehr befreiend sein.

2. Überstunden reduzieren

Offenbar ist es in unserem Land normal, jede Menge Überstunden auf dem Tacho zu haben. Ich bin immer wieder überrascht, dass Überstunden im dreistelligen Bereich in der Branche keine Seltenheit sind.
Manchmal wird es einfach erwartet, so lange im Dienst zu bleiben bis alles fertig ist. Einige Dienstpläne funktionieren nur durch die Überplanung der Beschäftigten. Manchmal ist es aber auch so, dass es quasi zum guten Ton gehört, Überstunden zu machen. Da findet man immer mal wieder das Gerangel um den “Besten Mitarbeiter”, also den mit den meisten Überstunden. Verrückt.

Wie sieht Ihr Stundenkonto aus? Liegen Sie in einem gesunden Bereich oder hat Ihr Arbeitgeber Ihnen viel mehr Lebenszeit abgeknüpft als ihm eigentlich zusteht?
Natürlich kommt es immer mal wieder zu zeitweisen Spitzenzeiten, in denen Überstunden anfallen. Dann sollte es aber auch die Gelegenheit geben, diese wieder abzufeiern.

Ich finde dieses Überstunden anhäufen verrückt. Es zeigt nur zu deutlich, dass da die Planung nicht stimmt. Welcher Arbeitgeber würde es sich gefallen lassen, dass der Mitarbeiter 200 Stunden im Minus ist? Ich denke keiner. Andersrum wird es leider oft immer mehr zur Selbstverständlichkeit, dass Mitarbeiter viel mehr arbeiten als vereinbart.

Viele Überstunden zu haben wird als normal angesehen, aber das ändert nichts daran, dass es ein schlechter Deal ist. Unsere Arbeitsverträge sehen in der Regel eine bestimmte Stundenzahl und ein festes Gehalt vor. Merkwürdig, dass oft  an der einen Seite großzügig überzogen wird, die andere Seite aber selbstverständlich gleich bleibt. Wie fänden Sie es, wenn die Gemüsehändlerin Ihnen 10 Äpfel berechnet, aber nur 7 einpackt?

3. Mehr Pausen machen

Ziemlich profan, aber so wirkungsvoll: Machen Sie wieder regelmässig Pausen. Sie müssen oft gar nicht so lang sein. Wenn wir uns regelmässig kurz Auszeiten gönnen, dann entstresst das ungemein.

Machen Sie regelmässig Mittagspausen? Es gibt immer wieder Tage, da opfern wir unsere Mittagspause für Aufgaben, die dringend erledigt werden müssen. Manchmal geht es nicht anders. Aber es sollte nicht zur Regel werden.
Achten Sie drauf, dass Sie sich mittags öfter eine gute Pause gönnen. Essen Sie etwas Gesundes oder drehen Sie eine Runde durch einen nahegelegenen Park. Wenn Sie gemeinsam mit Kollegen in die Pause gehen, achten Sie darauf, nicht immer über die Arbeit zu reden. Ich würde fast soweit gehen zu sagen, dass wir in der Pause mal bewußt nicht über die Arbeit reden sollten. Zu erfahren, was die Kollegen z. B. Schönes im letzten Urlaub erlebt haben, bringt Sie auf andere Gedanken und Sie können nach der Pause mit neuer Energie zurück an die Arbeit gehen.

Aber auch regelmässige Pausen in der Freizeit sind sehr wertvoll. Wir sind so darauf gedrillt, immer sinnvolle Dinge zu tun, dass die Muße uns völlig abhanden gekommen ist. Setzen Sie sich doch morgens einfach mal mit einem Kaffee in der Hand ans Fenster und beobachten Sie den Sonnenaufgang. Setzen Sie sich nach der Arbeit ins Café und beobachten Sie die Menschen, die da so unterwegs sind.
Auch wenn es nur eine Viertel- oder halbe Stunde ist, es tut einfach gut, mal abzuschalten.

4. Eine gute Zeitplanung

Ich bin ein großer Fan davon, meine Zeit zu planen. Ich gucke, welche Projekte anstehen und welche Aufgaben ich in den kommenden Monaten erledigen muss. Diese breche ich dann runter auf die Wochen bzw. Tage. Wenn ich das nicht mache, verliere ich schnell den Überblick und nehme mir mehr vor, als ich gut schaffen kann.

Wenn wir unseren Kalender nur mit “echten” Terminen füllen, aber den Arbeitsaufwand für die zu erledigenden Aufgaben nicht einplanen, führt das schnell dazu, dass unsere verfügbaren Stunden verplant sind und keine Zeit mehr bleibt für die Dinge, die nicht mit Zeitstempeln versehen sind: Vor- und Nachbereitung von Terminen, Lesen von eMails und Fachliteratur, Telefonate,  etc. Und dann bleibt wieder keine Zeit für gute Pausen über.
Planen Sie also Zeitfenster für die Erledigung Ihrer Aufgaben ein.

Ausserdem sollten Sie einen Puffer für Unerwartetes vorsehen, denn das kommt sicher.

Probieren Sie sich einfach mal aus. Die Zeitplanung wird Ihnen sicher helfen, einen Überblick über Ihre Ressourcen und Aufgaben zu bekommen.

Ich bin übrigens vor einiger Zeit wieder zum Papierkalender gewechselt, weil mir einfach die Übersicht in der elektronischen Variante abhanden gekommen ist. Ich stelle fest: Das, was ich in meinem DIN A5 großen Kalender an Terminen und Aufgaben unterbringen kann, kann ich auch bewältigen. Die natürliche Begrenzung der Schreibfläche hilft mir da ungemein. Wenn Sie das weiter interessiert, können Sie das hier nachlesen.

Und wenn Sie grundsätzlich noch ein bißchen Unterstützung bei Ihrem Selbstmanagement brauchen können, schauen Sie mal bei Lars Bobach vorbei. Er schreibt und “podcastet” zu dem Thema “Digitales Selbstmanagement”. Da gibt es noch mal viele wertvolle Tipps.

5. Individuelle Stressoren erkennen

Wissen Sie, welche Ihre individuellen Stressoren sind? Jeder hat andere Dinge, die ihn stressen. Der eine wird nervös, wenn er nicht gut vorbereitet ist, anderen macht das eher wenig aus, weil sie auch gut spontan agieren können. Manch einen setzt es unter Druck, wenn zu viele Dinge auf einmal anstehen, andere kommen dann erst auf Betriebstemperatur.

Wenn Sie das für sich noch nicht so definieren können, achten Sie mal darauf, was Ihre persönlichen Stressoren sind. Halten Sie diese mal über ein paar Tage oder Wochen fest und überlegen Sie sich in einem stillen Moment, was Ihnen in der jeweiligen Situation helfen würde.

Wenn Sie dann wissen, was Sie stresst und was Ihnen helfen würde, setzen Sie diese Dinge nach und nach um. Jeder kleine Baustein entlastet schon ein wenig.

6. Entspannungsmöglichkeiten

Ein wichtiger Punkt ist bei der Stressreduzierung, aktive Entspannung einzuplanen. Haben Sie einen Überblick darüber, wo Sie Energie tanken können?

Klassische Möglichkeiten, um aufzutanken sind z. B.:

  • Sport
  • In der Natur unterwegs sein
  • Musik hören (ohne das Handy in der Hand)
  • Tanzen
  • Klassische Entspannungsmethoden
  • Lesen
  • Seinen Hobbys nachgehen
  • Wellness
  • Sitzen und aus dem Fenster schauen

Achten Sie darauf, dass Sie genug Zeit einplanen, um ein paar Aktivitäten dieser Art irgendwie unterbringen zu können. Es muss nicht immer der dreiwöchige Urlaub sein. Der ist zwar gut, aber meist auch noch zu lange hin. Die kleinen Erholungsinseln im Alltag helfen unglaublich dabei, Stress zu reduzieren und Energie zu tanken.

7. Urlaube möglichst stressfrei gestalten

Welche Art von Urlaub machen Sie gerne? Ist es immer der, in dem Sie viel Neues entdecken und viel unterwegs sind? Ich liebe Urlaube, in denen ich neue Länder und Kulturen entdecken kann und viele neue Eindrücke gewinne.
Andersrum muss ich auch sagen, dass das nicht immer die erholsamsten Tage sind. Oft beginnen diese Urlaube mit einer weiten Anreise, Jetlag und einem klimatischen Anpassungsprozess.

Ich wechsel daher mittlerweile zwischen den Urlaubsformen. Eine Woche an der See oder im Allgäu erscheint mir zwar manchmal eher langweilig und spießig, aber der Erholungswert ist doch unvergleichlich groß. Die Anreise gestaltet sich deutlich entspannter und man muss sich nicht groß umstellen. Schauen Sie für sich, was Ihnen wirklich gut tut und wonach Ihnen ist. Man kann ja auch mal dies, mal jenes machen. Oder Sie planen für die Fernreise ein paar Tage Wellness mit ein.

8. Digital Detox

Mittlerweile sind vielen von uns die Smartphones gefühlt an der Hand festgewachsen, oder? Man wird mit dem Handy wach und schläft damit ein. Wir sind ständig auf Empfang, lesen jede eintrudelnde Mail und surfen mehr im Netz als uns gut tut.
Die Zeiten bevor es Handy & Co gab, sind gefühlt Ewigkeiten her und viele von uns können sich kaum noch erinnern, wie es ohne war.

Eine Auszeit vom digitalen Treiben kann unglaublich erholsam sein: Das Handy am Sonntag mal stumm zu schalten, mal wieder raus gehen ohne Geräte dabei zu haben, das Handy die erste Stunde des Tages zu ignorieren, etc. Es gibt zig Möglichkeiten, sich zumindest zeitweise mal wieder etwas unabhängiger vom Handy zu machen.

Wenn das ein Thema für Sie ist: Probieren Sie aus, was für Sie stimmig ist.

9. Beziehungen pflegen

Ich habe es oben schon erwähnt: Wenn wir zu viel um die Ohren haben, leiden unsere Beziehungen schnell darunter. Wie sieht das bei Ihnen aus? Sind Ihre Beziehungen tragfähig? Ist Ihre Partnerschaft einigermaßen gesund? Würden Sie sich wieder neu für Ihren Partner / Ihre Partnerin entscheiden? Haben Sie Freunde, die sie regelmässig sehen?

Freundschaften und Partnerschaften sind ein guter Gradmesser dafür, was gerade bei uns so los ist. Meist leiden sie als erstes, wenn wir zu sehr unter Stress geraten. Und gleichzeitig sind sie eine gute Möglichkeit, um vom Alltag abzuschalten und wieder Energie zu tanken.

Vorausgesetzt, Sie haben Ihre Kontakte gut ausgewählt. Wenn Sie merken, dass Sie nach Treffen mit einer bestimmten Person immer weniger Energie haben als vorher, sollten Sie noch mal drüber nachdenken, ob Sie sich mit den richtigen Menschen umgeben.

Also: Laden Sie Ihren Partner / Ihre Partnerin mal wieder zum Essen oder ins Theater ein. Verabreden Sie sich mit Freunden.

Gehen Sie es an

Konnten Sie bei meinen Tipps Punkte finden, die Ihnen dabei helfen, Ihren Alltag entspannter zu gestalten?
Nehmen Sie sich einen Punkt vor und versuchen Sie, diesen in Ihren Alltag zu integrieren. Führen Sie gute Gewohnheiten für sich ein. Achten Sie die nächsten Wochen darauf, am Ball zu bleiben, so dass die gesunde Neuerung für Sie alltäglich wird.
Schreiben Sie mir gerne, wenn Sie Anmerkungen oder Ergänzungen haben! Ich freue mich auf Ihren Kommentar.

Und jetzt wünsche ich Ihnen gutes Gelingen!


Foto: Pexels, Pixabay

1 Kommentar

  1. Vielen Dank für den sehr guten Beitrag. Aus meiner Sicht ist diese Vorgehensweise genau die Richtig, um den Krisenstab auf seine Arbeit einzustellen. Ergänzend könnte man den Krisenstabsmitgliedern noch verschiedene Möglichkeiten zur Entspannung vorstellen (z.B. Progressive Muskelentspannug, etc) und von Profis schulen lassen. Dieses Angebot funktioniert wahrscheinlich nur, wenn die Mitglieder eines Krisenstabs dies auf Eigenantrieb und individuell in Anspruch nehmen und sich darauf einlassen. Mit dem erlernten könnten sich dann Krisenstabsmitglieder in den Pausen ein Stück zurück aus der Stressphase bringen.

    Beste Grüße
    Dieter Zeller

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