Strukturierung der Stabsarbeit

Die Arbeit im Stab ist immer wieder eine Herausforderung: Zeitdruck, schwierige Informationsselektion, Menschen in Ausnahmesituationen und die Dimension nötiger Entscheidungen bieten nicht gerade ideale Arbeitsbedingungen.

Ein wichtiger Aspekt, um dennoch gute Arbeit leisten zu können, sind gut strukturierte Stabsbesprechungen.

Nicht selten habe ich Stabsbesprechungen erlebt, die nie mehr enden wollten, in denen zwischendurch ein Teil der Stabsmitglieder den Raum verließ, um endlich Maßnahmen umsetzen zu können oder in denen Menschen trotz Besprechung telefonierten.

Ich selbst habe gute Erfahrungen mit Stäben gemacht, die ihre Besprechungs- und Arbeitsphasen gut strukturiert haben. Ein entsprechendes Modell stelle ich Ihnen daher im Folgenden vor.

Moderation des Stabes

Zunächst einmal zur Moderation des Stabes: Die Verantwortung für die Moderation der Stabsbesprechungen liegt entweder bei der Stabsleitung oder – was ich für sinnvoller halte – bei einer extra eingerichteten Funktion, die ich im Folgenden Stabsmanagement nennen werde.

Der Vorteil, die Funktion des Stabsmanagements einzuführen, liegt darin, dass die Stabsleitung den Kopf frei hat. Sie kann besser prüfen, ob ihr alle nötigen Informationen vorliegen, kann Alternativen besser abwägen und komplexe Entscheidungen sicherer treffen.

Auch in anderen Arbeitsgruppen wird die Moderation idealerweise von einer Person erledigt, die sich ausschliesslich auf den Prozess der Besprechung konzentrieren kann. Diese Notwendigkeit ergibt sich im Krisenstab umso mehr.

Wenn ich von “Moderation” spreche, gehören für mich dazu auch die Aufgaben, den Prozess der Stabsarbeit stringent voranzutreiben und dem Stab eine gute Basis für sichere Maßnahmenplanungen zu schaffen.

Entscheidend ist, dass bei der Stabsarbeit Besprechungs- und Arbeitsphasen klar voneinander getrennt werden.

Stabsbesprechungen

Für die Stabsbesprechung empfehle ich folgenden Ablauf:

  1. Darstellung der Lage durch die Leitung Lage.
  2. Abfrage des Stabsmanagements an die Stabsmitglieder, ob es Ergänzungen oder Korrekturen zur Lagedarstellung gibt.
  3. Abfrage der Mitglieder durch das Stabsmanagement, welche Aufgaben sich durch die Lage ergeben.
  4. Festlegung der Aufgaben mit Zuständigkeiten und evtl. Zeitziel.
  5. Zusammenfassung der aktuellen Lage und Aufgaben durch das Stabsmanagement und Festlegung der nächsten Stabsbesprechung.

Während der Besprechung gelten folgende Regeln:

  • Alle Stabsmitglieder sind anwesend.
  • Niemand telefoniert (Telefone leise stellen!).
  • Alle sind aufmerksam.
  • Die Inhalte der Besprechung werden direkt in die Lagedarstellung aufgenommen und so gesichert.
  • Diskussionen über die Art der Aufgabenerledigung finden nicht im Stab statt, sondern in den Arbeitsphasen. Dafür können bei Bedarf Teams gebildet werden, die eine Fragestellung kurzfristig beraten. Das Ergebnis wird idealerweise bereits in der nächsten Sitzung bekanntgegeben. Bei kritischen Entscheidung kann diese vor der nächsten Sitzung durch die Stabsleitung erfolgen. 

Bei der ersten Besprechung gilt folgende Ergänzung:
Einige Anwesende kennen sich in der Regel noch nicht bzw. ist ihnen nicht bekannt, in welcher Rolle die jeweilige Person in den Stab berufen wurde. Daher empfehle ich, bei der ersten Sitzung die nötige Zeit zu investieren und eine kurze Vorstellungsrunde zu machen. Hier benennt jedes Stabsmitglied seine Funktion im Stab, seine Alltagsfunktion und seine Kompetenz. 
Ergänzend sollte kurz benannt werden, welche anderen Stäbe noch tagen und in welchen der Krisenstab Verbindungspersonen platziert hat.

Zeitliche Gestaltung

Die Dauer einer Stabsbesprechung sollte in der Regel nicht mehr als 15 Minuten betragen. Die erste Besprechung kann maximal 30 Minuten dauern, wenn noch grundlegende Informationen ausgetauscht werden müssen und die Stabsmitglieder sich vorstellen. 

Je nach Ausgangslage ist es auch möglich, dass die erste Sitzung kurz ist. Das kann z. B. dann der Fall sein, wenn die Krise spontan entstanden ist und die Stabsmitglieder noch nicht über detaillierte Informationen verfügen. Dann wird nur eine Vorstellungsrunde gemacht und der Anlass vorgetragen, warum man zusammengekommen ist. Die Stabsmitglieder erkunden dann in der ersten Arbeitsphase die Lage in ihrem Fachbereich. Die Erkenntnisse werden dann in der zweiten Sitzung zusammengetragen, so dass diese die eigentliche Auftaktbesprechung ist. 

Der Rhythmus der Besprechungen hängt stark von der Dynamik der Lage ab. In zeitkritischen Situationen empfiehlt sich es sich, Stabsbesprechungen in etwa stündlichen Abständen durchzuführen. Ggf. können die Termine für die Stabsbesprechungen auch von bestimmten Zeitzielen oder den Besprechungen in anderen Stäben abhängig sein. Idealerweise führen Krisenstab und Feuerwehrstab ihre Besprechungen parallel durch, da in dynamischen Lagen sonst ein Austausch zwischen beiden Stäben kaum möglich ist.

Bei einer länger dauernden Lage wie z. B. einem Hochwasser oder einer Pandemie können die Abstände der einzelnen Sitzungen auch bis zu einem Tag betragen.

Arbeitsphase

An die Besprechungsphase schließt dann die Arbeitsphase an, in der die Stabsmitglieder ihre Aufgaben erledigen können, und nötige Informationen einholen können.
Wenn Teams für bestimmte Fragestellungen festgelegt wurden, beraten diese sich ebenfalls in dieser Zeit.

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Fazit

Mit diesem Verfahren habe ich sehr gute Ergebnisse gesehen. Probleme bei der Stabsarbeit konnten durch die klare Aufteilung in Besprechungs- und Arbeitsphasen deutlich minimiert werden.

Was sind Ihre Erfahrungen mit der Strukturierung von Stabsbesprechungen? Arbeiten Sie ähnlich? Oder haben Sie ganz andere Erfahrungen gemacht? Ich freu mich über Ihren Kommentar!

2 Kommentare

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