Der Fisch stinkt vom Kopf – Warum Krisenmanagement Chefsache ist

Wir merken fast alle, dass die Aufgabenverdichtung immer stärker wird. Oft kümmern sich immer weniger Menschen um immer mehr Aufgaben. Das scheint leider eine Rahmenbedingung zu sein, die mittlerweile zur Regel wird.
Immer öfter stelle ich fest, dass tatsächlich vor allem das Krisenmanagement dabei leidet. Was das bedeutet und was Sie dagegen tun können, habe ich Ihnen in diesem Artikel zusammengestellt.

Ressourcenknappheit

In den meisten Organisationseinheiten ist das Personal nicht ausschließlich für die Organisation des Krisenmanagements zuständig, sondern hat noch diverse andere Aufgaben, für die es verantwortlich ist.
Und so werden dann meist die drängenden Aufgaben erledigt und die nächste Fortbildung des Krisenstabes fällt schon mal hinten rüber. Denn im Krisenmanagement gibt es im Gegensatz zu anderen Aufgaben in der Regel keine konkreten Fristen. Krisen sind halt nicht planbar. Und so schiebt man die geplanten Weiterentwicklungen und Fortbildungen noch ein wenig in die Zukunft.

Mit etwas Glück geht das lange gut, aber irgendwann könnte es kritisch werden.

Tatsächlich versuchen die Zuständigen vor Ort meist, das Krisenmanagement trotz konkurrierender Aufgaben irgendwie voranzubringen.
Die Vorstellung, dass ein Schadensereignis eintritt und der Stab dann nicht funktioniert, ist für jeden, der im Krisenmanagement tätig ist, eine unangenehme Vorstellung. Also rödeln Sachbearbeiter und Teamleiter, um das Thema irgendwie vorzubereiten. Reichen tut es an manchen Stellen dann aber trotzdem nicht.
Einen funktionsfähigen Krisenstab vorzuhalten, ist viel Arbeit, die von aussen kaum gesehen wird. Räume und Technik müssen vorbereitet und regelmässig überprüft werden, Strukturen & Prozesse müssen geplant und aktualisiert werden, Stabsmitglieder ausgebildet werden. Kein Job, den man mal eben nebenbei machen kann.

Wenn die Vorbereitungen nicht ausreichen

Das ist eine schwierige Ausgangssituation. Lücken potenzieren sich im Einsatz. Alles, was nicht im Vorfeld geregelt wurde, muss man dann während der Schadenslage regeln. Aber das ist kaum möglich.

Hinzu kommt:  Einsätze sind auch so immer auf vielen Ebenen herausfordernd. Und sie kommen fast immer im ungünstigsten Moment.
Wenn es dann soweit ist, ist es kaum mehr möglich, die im Vorfeld versäumten Aufgaben noch “mal eben” nachzubessern.
Und so bleiben dann weniger Ressourcen für die eigentliche Lagebewältigung übrig. Eine sehr unglückliche Konstellation. Krisenmanagement nach dem Motto “Veni, vidi, violini.” (Ich kam, sah und vergeigte) kann nicht das Ziel sein.

Und dennoch passiert es immer wieder: Stabsmitglieder, die z. B. noch nie eine Einführung in die Stabsarbeit bekommen haben oder die im Einsatzfall keinen Zugriff auf benötigte Unterlagen und Daten haben, weil die Technik nicht getestet wurde, werden schwerlich einen guten Job machen können.
Das gilt umso mehr für diejenigen, die im direkten Kontakt zum Kunden oder Bürger stehen. Haben Sie z. B. die Mitarbeiter ihres Bürgertelefons für solche Lagen geschult oder “machen die das dann spontan”?

Hinzu kommt: Ich empfinde es als sehr unfair, wenn Menschen Aufgaben gestellt bekommen, die sie gar nicht erfüllen können. Und das vor allem, wenn dann Aufgaben von großer Tragweite erledigt werden müssen. Wenn Dinge im Job nicht ideal ablaufen und Fehler gemacht werden, belastet das die meisten ohnehin.
Wenn so etwas aber in einer Lage passiert, in der möglicherweise noch Menschen zu Schaden kommen, ist das eine große psychische Belastung für alle Beteiligten. Das was die Organisation versäumt hat, muss dann der einzelne sehr persönlich ausbaden.

Deshalb möchte ich an dieser Stelle auch noch mal an die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers appellieren: Wenn Sie Personal auswählen, das belastende Situationen bewältigen soll, sorgen Sie dafür, dass die Strukturen aufgebaut und die Menschen angemessen vorbereitet sind. Nur so kann es gehen.

Realistische Ziele

Sicher ist: Wir werden es nie schaffen können, Krisen und Katastrophen 100 %ig vorbereitet zu haben. Es wird immer eine Lücke geben zwischen dem geplanten und dem tatsächlichen Ereignis.

Aber je mehr wir geplant und trainiert haben, desto eher hat man als Behörde oder Unternehmen eine Chance, den Schaden zu bewältigen.
Wenn die Strukturen gut vorbereitet und geprüft sind und die Mitglieder vorbereitet, werden sie die Krise mit allen Herausforderungen souverän managen können.

Eines ist klar: Das Risiko, eine Krise im eigenen Zuständigkeitsbereich zu haben, wird nicht kleiner. Die politische Lage, gehäufte Wetterextreme, etc. werden uns vermutlich zukünftig deutlicher fordern. Wir müssen uns also vorbereiten.

Alle müssen ihren Teil beitragen

Auch wenn eine Organisationseinheit die Aufgabe hat, das Krisenmanagement vorzubereiten, kann sie das nicht alleine stemmen. Es ist erforderlich, dass sich alle im Haus für das Thema einsetzen. Die Aufgabe Krisenmanagement obliegt nicht nur dem Team, das zufällig dafür verantwortlich ist. Die Planung zieht sich durch die gesamte Organisation. Alle müssen ihren Teil beitragen.
Hierbei geht es auch nicht immer um die Frage, wer zuständig ist. Manchmal ist es sinnvoll, pragmatisch zu gucken, wer welche Aufgabe am besten lösen kann und denjenigen dann zu verpflichten.

Sorgen Sie dafür, dass Sie die nötige Unterstützung von oben erhalten, um alle mit ins Boot holen zu können.
Das kann nur seitens der Behörden- oder Unternehmensleitung erfolgen. Nur sie kann verfügen, dass auch im Rahmen der Vorbereitung weitere Personen und Bereiche mitwirken müssen.

Schärfen Sie die Axt

Wie gehen Sie nun vor, um hier einen Schritt weiter zu kommen?

Sie kennen sicher die Geschichte von dem Holzfäller?
Wenn nein, sie geht ungefähr so:

Ein Holzfäller müht sich sehr, mit seiner stumpfen Axt einen Baum zu fällen.

Ein Spaziergänger, der ihn beobachtet, fragt „Ihre Axt sieht ja ganz stumpf aus. Warum schärfen Sie sie denn nicht?“

Darauf antwortet der Holzfäller: „Dafür habe ich keine Zeit, ich muss doch Bäume fällen…“

(Unbekannter Autor)

Klingt verrückt, passiert aber häufig, wenn wir zu viel um die Ohren haben. Aber statt sich in der Arbeit zu vergraben, ist es hilfreicher, sich mal einen Schritt nach draussen zu stellen und mit etwas Abstand auf die eigene Arbeit zu gucken. Vielleicht können Sie sich mal einen halben Tag zurück ziehen und ungestört mit ein paar Gleichgesinnten brainstormen.

Überlegen Sie, welche Möglichkeiten es gibt, das Krisenmanagement besser aufzustellen. Stellen Sie sich z. B. folgende Fragen:

  • Wer kann Sie intern unterstützen? Müssen Sie wirklich alles alleine machen? Gibt es im eigenen Fachbereich vielleicht Aufgaben, die man zusammenfassen kann und so Synergien nutzen kann?
  • Können diejenigen, die sich um den Krisenstab kümmern, vielleicht von anderen Aufgaben entlastet werden?
  • Wenn offensichtlich zu wenig Personal vorhanden ist: Kann nicht doch eine neue Stelle geschaffen werden?
  • Können Ihnen nicht andere Fachbereiche unter die Arme greifen? Macht jemand im Haus ähnliche Aufgaben für ganz andere Inhalte? Könnte z. B. die Organisation der Ausbildung für die Stabsmitglieder auf die Ausbildungsabteilung übertragen werden? Die Einsatzplanung an das Personalamt?
  • Bietet die Digitalisierung neue, einfache Lösungen?
  • Könnte man Geld locker machen, um kurzfristig einen Externen für bestimmte Aufgabenstellungen einzukaufen?

Seien Sie kreativ, denken Sie “out of the box” und versuchen Sie, das normale Verwaltungsdenken mal für ein paar Stunden auszuschalten.

Krisenmanagement ist Chefsache

Danach kommt die Führung ins Spiel. “Krisenmanagement ist Chefsache” – so lautet ein Seminar der AKNZ. Und genau so ist es. Für ein funktionierendes Krisenmanagement benötigen Sie zwingend die Unterstützung der Stadt- / Kreisführung bzw. der Geschäftsführung im Unternehmen.

Als ich 2004, also vor der Fußball WM 2006 in Deutschland, gemeinsam mit meinem Kollegen die Aufgabe erhielt, den Krisenstab für die Stadt Dortmund aufzubauen, hatten wir eine sehr komfortable Situation: Der zuständige Feuerwehrdezernent war gleichzeitig Kämmerer und damit für die Budgets aller Ämter verantwortlich.
Für ihn war sehr klar, dass er zu dem Großereignis ein funktionsfähiges Krisenmanagement vorweisen möchte. Und so hat er das auch in die Verwaltung hinein kommuniziert. Jeder der nicht von sich aus überzeugt war, dass er sich beteiligen muss, wurde mit dem Hinweis auf die kommenden Budgetgespräche dazu animiert, das Thema mit der nötigen Ernsthaftigkeit zu betreiben. Und das hat uns den Weg geebnet, wertvolle Grundlagen für die Stabsarbeit schaffen zu können.

Im Einsatzfall erwartet die Führung zu Recht, dass das Notfallsystem funktioniert. Denn: Ist die öffentliche Meinung erst mal davon überzeugt, dass die Behörde / das Unternehmen nicht in der Lage war, die Krise angemessen zu lösen, wird das in der Regel fast immer am Kopf der Organisation festgemacht.

Wenn Sie verschiedene Ideen haben, was Ihnen im Sinne der Sache helfen würde, holen Sie sich die Aufmerksamkeit und Unterstützung der obersten Führung für das Thema. Erläutern Sie die konkreten Risiken und die verschiedenen Möglichkeiten der Krisenbewältigung. Stellen Sie dar, was Sie an Ressourcen für den Aufbau eines soliden Krisenmanagements brauchen und fordern Sie entsprechende Unterstützung ein. Sorgen Sie so dafür, mehr Ressourcen zu erhalten, personell und finanziell.

Letztlich ist es Ihr Job, – auf Deutsch gesagt – in der Krise den Arsch des Oberbürgermeisters / Landrats / Geschäftsführers zu retten. Dafür benötigen Sie dann auch im Vorfeld die erforderliche Unterstützung. Ohne das geht`s nicht.

Sollten Sie da noch mehr Argumente brauchen, warten Sie einen Zeitpunkt ab, wenn im eigenen Bereich oder bei anderen etwas geschehen ist und die Aufmerksamkeit für das Thema gerade günstig ist.

Mein Fazit

Nehmen Sie alle in die Pflicht, die Sie für die Bewältigung einer Lage benötigen. Kommunizieren Sie das in Friedenszeiten und geben Sie allen die Gelegenheit, sich zu beteiligen. Sichern Sie sich so selbst auch für den Fall der Fälle  ab.
So wird Ihr Krisenmanagement besser vorbereitet sein und Sie können zuversichtlicher eine mögliche Krise erwarten.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg! Bleiben Sie dran!

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