Ich weiß nicht, wie es bei Dir aussieht, aber mein Mail-Postfach war immer pickepacke voll. Ich habe manche Mails gelöscht, aber eigentlich verblieb fast alles, was so rein kam, in meinem Mail-Postfach. Etwa 80% der eingegangen Mails und 100% aller versandten Mails hingen da irgendwo auf den Servern.
Hoher Energieverbrauch ohne Nutzen
Irgendwann wurde mir dann klar, dass das Speichern alter Mails jede Menge Energie verbraucht. Als ich darüber nachdachte, stellte ich fest, nicht nur Energie in Form von Strom wird da sinnlos verbraten, sondern auch meine eigene. Denn zu wissen, dass da im Postfach Massen an Mails hängen, belastet mich unterbewußt auch. Bei Mails sieht man die Mengen ja erst mal nicht so. Wäre all das in Papier reingekommen, wäre mein Schreibtisch unter einem Wust an Altpapier ersoffen.
Hin zu “Inbox Zero“
Insofern habe ich entschieden, das zu ändern und mich von dem ganzen alten Datenmüll zu trennen. Denn mehr ist das meiste ja nicht. Welchen Wert hat die Versand-Mail von einer Bestellung von vor drei Monaten? Oder die Werbemail aus einem Verteiler, wo ich irgendwann mal reingeraten bin und dessen Inhalt mich gar nicht wirklich interessiert?
Also war Aufräumen angesagt. Zunächst habe ich versucht, alle Mails durchzugehen und die zu löschen, die ich nicht mehr brauche. Nach kurzem war mir aber klar, dass ich mir dafür vermutlich zwei Wochen Urlaub nehmen müsste. Was tun? Das Projekt abbrechen? Oder – kurzes Atemanhalten – einfach alle Mails löschen?
Ich hab`s ganz pragmatisch gemacht: Ich habe einfach den Inhalt meines Mail-Postfach einfach komplett gelöscht. Das heißt, nicht ganz komplett. Ich habe alle Mails markiert, habe eine Handvoll neuere Mails rausgenommen, die noch nicht erledigt waren und dann habe auf Löschen gedrückt. Woooop! Aaaaah!
Das gleiche habe ich direkt drauf mit dem Gesendet-Ordner gemacht.
Wow! Ich fühlte mich plötzlich ziemlich befreit. Und gleichzeitig auch ziemlich kribbelig. Was ist, wenn ich jetzt was Wichtiges gelöscht habe? Ich beschloss, abzuwarten und das nach einem Vierteljahr zu bewerten.
Künftige Mails
Klar war aber auch, ich brauche einen Plan, wie ich künftig mit eMails umgehe. Sonst wäre der Eingangsordner ruck zuck wieder voll.
Mein Konzept dazu:
- Ich erstellte drei Mail-Ordner, wo ich vorübergehend wichtige Mails parken will: „Bestellungen“ für Infos zu noch nicht erledigten Bestellungen, „Webinare“ mit Zugangsdaten für kommende Webinar und Videocalls sowie „Gutscheine“. In die Ordner sind auch die meisten meiner übrig gebliebenen Mails gewandert.
- Von den meisten Newslettern habe ich mich abgemeldet.
- Wichtige eingehende und ausgehende Mails, die ich aufbewahren will / muss, werden als pdf im Datei-Manager gespeichert.
- Mails, die ich gelesen habe, werden direkt gelöscht oder in seltenen Fällen vorübergehend in einem der drei Mail-Ordner abgelegt.
- Etwa alle vier Wochen räume ich kurz in den Eingangs- und Ausgangsordnern sowie den angelegten Ordnern auf und leere den Papierkorb.
Fazit
Jetzt, 5 Monate später, stelle ich fest, ich habe nicht eine gelöschte Mail vermisst. Und mein Mail-Postfach ist nach wie vor ziemlich leer. Ich fühle mich damit total aufgeräumt und das tut mir gut.
Das Löschen gelesener Mails fühlt sich ein wenig an, wie den Zettel mit der Aufgabe nach Erledigung in den Papierkorb zu befördern. Ein gutes Gefühl.
Ich merke, Mut zur Lücke ist ein Prinzip, das hier für mich total gut ist. So viele Mails habe ich früher aufbewahrt, weil ich dachte, ich würde darin noch mal was nachlesen wollen. Jetzt lösche ich sie und tatsächlich gab es nie die Situation, dass ich gerne noch mal reingeschaut hätte. Im schlimmsten Fall wären sie ja auch noch ein Weilchen im Papierkorb zu finden. Das hat mir das Löschen erleichtert. Aber gebraucht hab ich die Mails, die ich einmal in den Papierkorb gepackt hatte, nie.
Also, ich kann sagen, ein leeres Mail-Postfach wird mein neuer Standard bleiben.
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